À quoi va servir ce second cerveau ?
Dans son ouvrage, Tiago Forte lui attribue quatre grands rôles :
- Concrétiser ses idées en libérant notre cerveau de l’espace qu’elles occupent, ce qui va nous permettre de mieux les manipuler, de manière plus claire.
- Mettre en lumière de nouvelles associations d’idées. En mettant différents matériaux au même endroit, nous rendons plus facile la connexion entre des idées qui, pour certaines, ne semblent rien avoir en commun. C’est le principe même de la créativité.
- Faire germer de nouvelles idées.
- Affûter nos perspectives dans leur singularité. On interprète les informations collectées sous un angle particulier.
Que met-on dans son second cerveau ?
Ce second cerveau va contenir à la fois « des actifs informationnels qui viennent du monde externe et de nos pensées intimes : des morceaux choisis, des citations, des signets/favoris, des mémos vocaux, des notes prises en réunion ou au téléphone , des images, des enseignements » (Tiago Forte).
Il faut avoir conscience que les pensées intimes et idées personnelles utiles au développement des compétences métier ont toutes les chances de surgir de la manière la plus inattendue qui soit et bien sûr en dehors de son temps professionnel : en faisant ses courses, dans les transports, en regardant la télé, avec nos proches, sous la douche, etc. Et il faut réussir à les capter pour ne pas les perdre et les intégrer plus tard dans son second cerveau.
On exclura en revanche de son second cerveau « les informations sensibles qui doivent être sécurisées, les documents de format particulier qui demandent une app pour les lire, les fichiers très volumineux, les contenus collaboratifs (documents où plusieurs personnes collaborent) ».
Application pour le pro de l’info
Le professionnel de l’information va pouvoir y mettre tous les contenus qui l’intéressent en lien avec son métier et le développement de ses compétences professionnelles. Dans un contexte où il est extrêmement difficile de remettre la main sur une information que l’on a vu passer si on ne l’a pas mis de côté, le second cerveau va pouvoir faire office de moteur de recherche personnel où l’on pourra retrouver tous les contenus qui nous ont intéressés ou interpellés en rapport à notre métier. Et il contiendra une richesse que le cerveau humain n’a pas les moyens de garder en mémoire en intégralité.
Plusieurs études montrent en effet que la mémoire à court terme ne pourrait contenir qu’entre quatre et sept choses à faire en même temps (Miller 1956 et Cowan 2001), ce qui est finalement très peu. Et pour tout ce qui est passé dans la mémoire à long terme, encore faut-il avoir les bons indices et signaux pour les faire remonter à la surface quand on en a besoin.
Le cerveau numérique peut contenir tout cela sans limite de volume et nous avons la possibilité de rechercher sur ces contenus au moyen d’une recherche par mot-clé.
Comment construire un second cerveau pour gérer ses connaissances personnelles/professionnelles ?
Une méthode avec plusieurs étapes et outils distincts
Pour construire son second cerveau, Tiago Forte propose une méthode en plusieurs étapes appelée CODE (Capter, Organiser, Distiller, Exprimer) avec l’usage de plusieurs types outils :
- Capter c’est-à-dire conserver les contenus qui « résonnent en nous » (quelque chose qui procure du plaisir, de la curiosité, de l’émerveillement, de l’excitation, fait écho en nous). Il ne faut pas se poser trop de questions. Soit cela nous parle et on sauvegarde soit ça ne nous parle pas et on passe à l’information suivante. On est ici dans le domaine de l’intuition. Dans le cas de la veille métier sur la veille et l’infodoc, cela correspond à l’étape où l’on décide de sélectionner ou non une information après lecture du titre, des premières lignes, du document complet ou d’un résumé. À cette étape, Tiago Forte conseille d’utiliser un outil de type « Read later », un outil de bookmarking/à lire plus tard comme Pocket par exemple ;
- Organiser, c’est-à-dire sauvegarder pour s’en servir. L’idée est ici de classer les informations de manière simple et efficace dans un système de dossier appelé PARA que nous verrons par la suite et qui n’est pas un système de classement thématique comme on a l’habitude d’en voir dans le monde de la veille ;
- Distiller, c’est-à-dire trouver l’essence du contenu en soulignant des passages et en insérant des notes. L’idée à ce stade est de ne pas conserver l’intégralité des contenus, mais uniquement les idées et éléments les plus importants. Pour la partie Distillation, Tiago Forte recommande des outils de prise de notes comme Evernote, Readwise, Apple Notes en première étape puis un outil qui fera véritablement office de second cerveau comme Notion, Obsidian, Mem, Roam Research, Logseq, etc. Tiago Forte propose un système de « synthèse progressive » : on commence par uniquement surligner les passages intéressants puis on ajoute du gras, on met en évidence certains éléments et on peut même aller jusqu’à mettre en évidence les points importants en haut de la note sous forme de liste à puces ;
- Exprimer, c’est-à-dire montrer son travail. Pour aller au bout du processus, il faut transformer toutes ces connaissances en actions concrètes (écrire un article, utiliser pour une formation, implémenter ces connaissances dans ses pratiques de veille, améliorer ses livrables, mieux communiquer sur son service et ses prestations, etc.).
Tiago Forte ne recommande jamais un outil en particulier, mais il donne un cadre méthodologique et c’est justement cela qui est intéressant. On retiendra que les outils utilisés doivent être capables de gérer des contenus de différents types (multimédia), pas nécessairement structurés, sur une durée indéterminée et doivent être tournés vers l’action. Il n’est pas question de créer une base de données la plus exhaustive et la plus précise possible. On évitera donc de se faire piéger par le perfectionnisme en partant à la recherche d’un outil et d’un système parfait.
« Le but est juste d’avoir des outils fiables ». (Tiago Forte)
Application pour le pro de l’info :
Le processus semble assez classique aux yeux des professionnels de l’information et pourtant il diffère par certains aspects de la veille et de la gestion des connaissances tels que nous avons l’habitude de les pratiquer. Et c’est sûrement là une solution à explorer nous permettant de mieux intégrer notre veille métier et sa capitalisation dans notre quotidien.
Séparer la captation de l’information du reste du processus
Ce qui est intéressant dans la méthode proposée par Tiago Forte, c’est l’idée qu’il faut bien séparer la captation de l’information et son classement. Sinon, on risque de gripper le processus et d’abandonner rapidement. Certes, il y a peu de chances qu’on abandonne le processus pour des veilles destinées à des clients, car c’est à la fois important et urgent. Mais quand il s’agit du développement de ses compétences personnelles qui sont évidemment importantes, mais clairement moins urgentes, on a toutes les chances d’arrêter d’alimenter le système rapidement.
Il faut donc pouvoir sauvegarder une information rapidement, mais il faut un peu de temps pour les étapes suivantes (transformer en notes, surligner, classer, catégoriser, définir son usage, etc.).
« La première fois que vous tombez sur une idée, ce n’est pas du tout le moment d’y réagir » (Tiago Forte)
Sortir de la logique de classement par thème et utiliser un classement par utilité et usage
Nombre de personnes et encore plus les professionnels de l’information vont vouloir organiser les informations et connaissances par thème (classification Dewey par exemple, système de tags thématiques). Mais ce système est bien trop chronophage et demande des efforts démesurés et on a toutes les chances de laisser tomber en cours de route. Et comme nos priorités, nos objectifs, nos réflexions évoluent, notre second cerveau évolue. La classification par thème s’avère au final trop rigide et ne pourra évoluer avec nous.
Tiago Forte recommande donc d’« organiser ses notes en vue des actions à mener selon son utilité ».
Et c’est là qu’intervient la fameuse méthode PARA, préconisée par Tiago Forte.
« PARA n’est pas un système de classement, c’est un système productif. Le système évolue sans cesse et de façon synchrone avec votre vie. Nos connaissances personnelles n’ont pas de place attitrée. » (Tiago Forte).
PARA signifie Projects (Projets), Areas (Domaines), Ressources, Archives. Concrètement, cela correspond à quatre dossiers dans lesquels nous allons ranger les informations que nous avons captées, quel que soit le type d’informations, de source, de format et d’objectif.
Tiago Forte recommande d’utiliser cette catégorisation sur tous les systèmes où l’on stocke ses documents (système de prises de notes, second cerveau, boîte mail, stockage en ligne comme Dropbox ou OneDrive et même les dossiers de son ordinateur).
- PROJETS : on y met ce sur quoi on est en train de travailler avec des objectifs à court terme. On devrait avoir entre 5 et 15 projets actifs. Il peut par exemple s’agir de la mise en place d’une veille, la préparation d’une formation, l’écriture d’un guide pratique, etc.
- DOMAINES : on y met ce qui a un lien avec nos responsabilités à long terme que l’on souhaite gérer dans la durée. Il n’y a pas de fin précise ni d’objectif final. On pourra par exemple créer un domaine « Intranet » si on est en charge de l’intranet, « stratégie éditoriale Web » si on est en charge de cet aspect, etc.
- RESSOURCES : on trouve ici des sujets potentiellement utiles à l’avenir. C’est une catégorie un peu fourre-tout sur des sujets que l’on souhaiterait approfondir, mais qui n’entrent pas dans la catégorie « domaines » ni « projets »
- ARCHIVES : contient tout ce qui est devenu inactif dans les trois autres catégories. Quand un projet est terminé par exemple, on le déplace dans ce dossier
- Pour savoir dans quel dossier PARA mettre un contenu ou une note, le principe est simple :
- Se demander tout d’abord s’il s’agit d’un projet ? Si oui, on le range dans le dossier « projet », sinon on passe au dossier « domaine » ;
- Se demander s’il rentre dans le cadre d’un domaine. Si oui, on le range là, sinon on passe au dossier « ressources » ;
- Tout ce qui ne va ni dans « projet » ni dans « domaine » finit dans « ressources ».
Comment utiliser son second cerveau ?
Combien de temps accorder à l’alimentation et la gestion de son second cerveau ?
Tiago Forte illustre son ouvrage par sa propre pratique de construction d’un second cerveau. On retiendra quelques conseils pratiques pour structurer son processus et bien gérer le temps passé à la gestion et l’alimentation du système.
- Une fois par semaine, il vide la boîte de réception de son application de prises de notes. Il donne un titre informatif à chaque pièce d’information qui a été captée et les met dans ses dossiers PARA. À ce stade, il ne surligne rien et ne résume rien. Il le fait plus tard sans qu’on sache exactement à quelle fréquence ;
- Une fois par mois, il inspecte son second cerveau : passer en revue les projets et les mettre à jour, regarder en détails les domaines, revoir l’ordre de priorité, etc. ;
- Il tire aussi parti d’« habitudes opportunistes » pour réviser son second cerveau. C’est-à-dire des moments non planifiés où il arrive à avoir du temps « libre » : un rendez-vous annulé, un trajet dans les transports.
« Autant votre revue hebdo doit être concrète et pratique, autant votre revue mensuelle doit laisser place à la réflexion et prendre de la hauteur » - Tiago Forte.
Chercher dans son second cerveau
Un second cerveau n’a d’intérêt que si on arrive à retrouver ce qu’on y a stocké quand on en a besoin (lorsqu’on se lance dans un nouveau projet par exemple).
Tiago Forte explique qu’il existe quatre façons de récupérer ses notes dans son second cerveau :
- Via la recherche par mot-clé. Tous les outils se présentant comme un second cerveau numérique ont des moteurs internes qui fonctionnent plutôt bien ;
- Par navigation au gré des courants en se baladant dans ses dossiers PARA manuellement. On sait ici ce que l’on cherche ;
- Grâce aux « balises », c’est-à-dire l’ajout de tags à ses notes. Mais attention, l’ajout de tags demande beaucoup de temps et d’énergie et ne devrait pas être l’élément principal de structuration de son second cerveau. Il recommande d’ailleurs d’éviter l’usage de tags le plus longtemps possible et ensuite d’adopter des tags par usage plutôt que par thème ;
- Grâce à la sérendipité qui est selon Tiago Forte la méthode la plus puissante pour garder l’esprit ouvert. On se baladera dans ses dossiers PARA même s’ils ne sont pas exactement dans le thème ou sujet qui nous intéresse. Des connexions vont pouvoir se faire et on verra des points communs entre des choses qui nous paraissaient pourtant très différentes. C’est le début de la créativité.
Quand on cherche dans son second cerveau, Tiago Forte conseille de classer ses notes par date de création/modification pour voir les plus récentes en premier, car ce sont elles dont on a le plus de chances d’avoir besoin.
Ne pas chercher un système parfait : le seul moyen de tenir sur la durée
Lorsque l’on a un emploi du temps chargé, il ne faut pas culpabiliser de ne pas réussir à faire tout ce qu’on s’était fixé en lien avec son second cerveau.
Quelques éléments à garder en tête :
- « Inutile de sauvegarder toutes les idées que vous croisez ; les meilleures finissent toujours par se représenter à vous. »
- « Vider votre boîte de réception de notes fréquemment n’est pas capital. Contrairement à votre liste de choses à faire, rien de grave ne se produira si vous oubliez de traiter une note. »
- « Vous n’êtes pas forcés de passer en revue ou de résumer vos notes à intervalles fixes ; personne ne vous demande de mémoriser leur contenu ou de les garder à l’esprit. »
- « Quand vous organisez vos notes ou dossiers avec PARA, chaque décision de classement est réversible. De plus l’outil de recherche par mot-clé vous offre une solution alternative très efficace pour retrouver une information. »
« L’une de mes convictions fondamentales à propos de l’information est que la plupart d’entre elles se périment incroyablement vite. C’est pourquoi la rapidité est primordiale dans la prise de notes - vous n’avez pas le temps pour les tags, les liens, les modèles, les bases de données, etc. Parce qu’au moment où vous ajoutez tout cela, ce n’est plus pertinent. » - Tiago Forte
Il ne reste plus qu’à tester !
Dans le contexte actuel, trouver une place pour sa veille métier et sa gestion des connaissances personnelles est un vrai défi. Il y a tellement de projets et tâches à la fois importantes et urgentes que l’évolution des compétences métier a vite fait de passer au second plan. Même si son importance n’est pas discutée, on a tendance à considérer cela comme moins urgent.
Le seul moyen de réussir à intégrer la veille métier et le PKM à son quotidien, c’est de réussir à avoir un processus simple, flexible et pas trop chronophage, en tout cas adapté au temps qu’on peut et qu’on veut bien lui accorder.
Pour la veille métier, on a tout intérêt à bien la calibrer afin de ne pas crouler sous l’information. Mieux vaut une veille métier très ciblée avec seulement quelques sources clés, plutôt qu’une veille très large qu’on n’aura jamais le temps de consulter.
Et pour la partie PKM, gestion des connaissances personnelles, la méthode proposée par Tiago Forte permet de répondre à ces différents besoins notamment grâce au système de classement PARA qu’il propose (non thématique). De plus, les outils et technologies sont aujourd’hui suffisamment avancés pour faciliter la gestion des connaissances personnelles. Il ne reste plus qu’à le mettre en pratique.
Et pour voir comment cela peut fonctionner en pratique, nous avons fait évoluer notre système de veille métier et de PKM en tirant parti des enseignements de la méthode de Tiago Forte.
Découvrez notre retour d’expérience dans l’article « J’ai testé pour vous : comment créer un second cerveau numérique pour capitaliser efficacement sur sa veille métier ? » dans ce même numéro.